Le présent règlement est le fruit de la séance du groupe de travail du 8 octobre 2014 et a été finalisé et approuvé par le Comité lors de sa séance du 17 mars 2015.
Le règlement a pour but d'assurer le bon fonctionnement de l'observatoire en termes de qualité, de respect de valeurs, et de traçabilité et de sécurité.
Il fixe les droits et devoirs des différents publics auxquels il est destiné.
Il détermine les relations entre les partenaires principaux tels que la fondation, l'association des amis de l'observatoire et les sponsors.
Il fixe les règles d'élaboration du programme annuel ainsi que l’organisation de soirées spéciales

FONDATION: 

La fondation valide le programme annuel des soirées d'observation et de traitement d'image, elle prépare le programme des formations des animateurs et elle organise les soirées spéciales. 
Elle est en charge du recrutement des formateurs et des animateurs.
Elle est en charge du recrutement  et de la désignation des responsables techniques
Elle est propriétaire des équipements et en assume la maintenance, le renouvellement et le développement.
Elle organise des soirées spéciales pour les sponsors et les membres collectifs de l’ADAL’O – association des amis de l’observatoire ainsi que pour des passeport-vacances astro de la région.
Elle co-organise périodiquement, avec l’ADAL’O, la journée grand public de l’observatoire.
La fondation assure la maintenance et le développement du site web de l’observatoire avec une partie en accès public et l’autre en Intranet.

SPONSORS: 

La fondation et les sponsors sont liés par contrats gagnant-gagnant qui en stipulent notamment les prestations dues aux sponsors par la fondation en fonction de l'ampleur de leur engagement financier respectif.

FORMATEURS: 

Les formateurs sont recrutés de part leur compétence spécifique, reconnue et validée par la fondation sur la base de leur portfolio.
La compétence spécifique porte typiquement sur un télescope, une station, un logiciel, ou une instrumentation, etc.
Le formateur est en charge de la formation et l'évaluation des animateurs dans son domaine de compétence
Les formateurs ne sont pas rémunérés mais ils ont accès aux soirées d'observation et aux équipements dont ils ont la compétence
Les formateurs peuvent être internes ou externes à la Fondation ou à l'Association des amis de l'observatoire.
Chaque formateur fournit une fiche de formation et une documentation en ligne de chacune de ses formations d’animateurs. 
Toutes les formations sont évaluées par les participants.

ANIMATEURS:   

Les animateurs ont la compétence et la responsabilité pour l'observatoire en général ainsi que pour une des stations au minimum.
La fondation et les formateurs définissent la liste de capacités avec niveau à atteindre pour chaque station ainsi que pour l'observatoire en général
La fondation octroie le titre d'animateur et délivre un certificat sur la base du portfolio du candidat animateur et de ses compétences validées par les formateurs. 
Les animateurs seront dans toute la mesure du possible au moins une douzaine de manière à assurer la tenue des soirées d’observation sans que cela ne représente une charge excessive pour chacun.
Les animateurs doivent être membres soit de la fondation soit de l’ADAL’O.
Les animateurs, au minimum en duo, peuvent prendre l’initiative d’organiser et annoncer une séance supplémentaire au programme en l’ouvrant à inscription.

Profil:

Tout animateur doit avoir de bonnes connaissances générales en astronomie, un savoir faire reconnu en astronomie amateur et dans l’utilisation des instruments et équipements d’observation astronomique. Il doit également faire preuve d’un comportement responsable, respectueux et convivial envers les participants et invités aux séances d’observation.

Cahier des charges:

Chaque animateur s’engage à co-animer un minimum de 5 séances d’observation par année
Les animateurs doivent, dans la mesure du possible, se montrer disponibles sur demande notamment pour des soirées privées.
Chaque animateur ne peut assumer qu'une seule station à la fois.
Chaque animateur rédige en ligne dans la base de données de l’observatoire le compte rendu de sa séance. 

RESPONSABLES TECHNIQUES: 

Chaque instrument, accessoire, élément d’infrastructure, etc. est tenu à jour, entretenu, maintenu en état, dépanné dans les meilleurs délais par un responsable technique.
La fondation octroie le titre de responsable technique sur la base des compétences spécifiques et avérées du candidat.
Dans toute la mesure du possible, chaque responsable technique doit être soit membre de la fondation soit membre de l’ADAL’O.

PORT-FOLIO ASTRO: 

Chaque formateur ou animateur établit et soumet à la fondation son portfolio astronomique.
Le portfolio fait état de ses connaissances, lectures, livres de référence, expériences, parcours, formations, activités et responsabilités astronomiques. Le portfolio en comporte les éventuelles attestations ou justificatifs.

PROGRAMME D’ACTIVITÉS:

Le programme d’activité comprend typiquement: 

• Le programme annuel 

Constitué de : 

• soirées d'observation autour de la nouvelle lune 
• soirées et WE de formations 
• soirées de traitement d'image 
• Des séances privées 

Organisées à la demande d'un sponsor ou d’un membre collectif de l’ADAL’O, ou encore de membres de la fondation 

• Des séances additionnelles : 
• Initiées et annoncées par au moins deux animateurs, ouvertes aux membres de la fondation et de l’ADAL’O 
• Initiée par un animateur qui doit l’ouvrir à au moins 1 membre de la fondation ou de l’ADAL’O et au maximum à 5 selon son choix.  

 
ORGANISATION, DÉROULEMENT ET SUIVI DES SÉANCES:

Inscription : Chaque participant à une soirée, quelque-soit son statut doit s'inscrire au préalable

Effectifs : Les effectifs sont dans tous les cas limités à 5 participants max par station et par animateur et à 30 personnes max sur l’ensemble de l’étage et de la terrasse de l'observatoire.

Carnet d'activité: Chaque activité fait l’objet d’un compte rendu dans la base de données de l’observatoire rédigé par chacun des animateurs de la séance. Le canevas et les rubriques du compte rendu seront stipulés dans la base de données en ligne. 

Le délai de mise à jour du carnet d’activité est d’une semaine max.

COMMUNICATION:

Tout formateur, animateur, auteur ou participant directement concerné  peut proposer au comité rédactionnel une news ou projet d’article relatif à une activité menée à l’observatoire.
Les images et dessins créés à l’observatoire sont copropriété de leur auteur et de la Fondation
La propriété intellectuelle en revient à l’- aux auteur-s dont il sera fait mention dans chaque communication

COMITÉ RÉDACTIONNEL:

Le comité rédactionnel est constitué au minimum d’un représentant de la fondation et d’un  représentant de l’ADAL’O.
Le comité rédactionnel assure la mise à jour de la news du site de l’observatoire et la responsabilité mise en valeur des activités remarquables sous forme d’article en ligne ou dans des revues et journaux appropriés.

ASSURANCES: 

Tout participant à une séance à l’Observatoire doit vérifier lors de son inscription qu’il est au bénéfice d’une RC privée (ce qui est la règle en Suisse désormais) ; ceci de manière à ce que le cas échéant, il puisse déclarer le dommage qu’il aura causé.
La fondation de son côté contracte une RC pour couvrir les autres risques liés à l’observatoire en tant que tel.